Die Hoffnung ist groß: Künstliche Intelligenz (KI) soll endlich all unsere Probleme lösen. Sie soll Ideen liefern, wie unser Unternehmen wachsen kann, Prozesse automatisieren und Entscheidungen erleichtern – und das alles, ohne dass wir uns selbst den Kopf zerbrechen müssen. Doch diese Vorstellung ist leider ein Trugschluss. KI ist weder Hellseher noch Zauberer. Sie braucht klare Vorgaben, was erreicht werden soll, um darauf hinarbeiten zu können. Und genau deshalb beginnt der Weg zur erfolgreichen KI-Nutzung nicht bei der Technologie, sondern bei einer Strategie: Was wollen wir eigentlich erreichen?
Doch dann kommt die entscheidende Frage: Auf welche Basis bauen wir diese Strategie? Und hier liegt eine oft übersehene Stärke, die wir der deutschen Bürokratie zu verdanken haben: Daten – in Massen. Rechnungen, Materiallisten, Verträge, Baupläne, E-Mails und mehr. Diese Daten wurden über Jahre und Jahrzehnte dokumentiert, archiviert und revisionssicher abgelegt. Was für viele Unternehmen wie Ballast wirkt, ist in Wahrheit ein verborgener Schatz.
Muster im Chaos: Warum unstrukturierte Daten ein Vorteil sind
Ein Großteil dieser Unternehmensdaten ist unstrukturiert. Das bedeutet, sie liegen nicht in klaren Tabellen oder Datenbanken vor, sondern in E-Mails, PDFs oder Aktenordnern. Denn Daten sortieren, sich ein sinnvolle Strukturen zu überlegen und die dann auch tagtäglich füllen, kosten Zeit und damit Geld. CRMs und ERP-Systeme schaffen da zwar schon Grundlagen, aber sie sammeln und sortieren nur einen Bruchteil des vorhandenen Wissens im Unternehmen. Was ist mit den Protokollen, den Mails, den Materialinformationen, den Regularien etc.? Und damit haben wir im Unternehmen Massen von unstrukturierten Daten. Ein, wie wir gleich erkennen werden, riesiger Schatz. Eben auch, weil diese Daten unstrukturiert sind.
Im Gegensatz zu strukturierten Daten, die systematisch organisiert werden müssen (und damit viel Arbeitszeit kosten), bieten unstrukturierte Daten speziell KI-Systemen etwas Spannendes: Sie können aus diesem Chaos ihre eigene Logik ziehen und Muster erkennen, die wir Menschen übersehen würden oder die wir zwar anwenden können, aber nicht beschreiben können.
Unstrukturierte Daten in Muster zu überführen und die ihnen zugehörigen Strukturen und Zusammenhänge zu erkennen, das ist die wahre Königsdisziplin moderner KI: Nicht nur eindimensionales Wissen zu finden, sondern das spezifische „Muster“, den Geist Ihres Unternehmens zu verstehen. Wie wird bei Ihnen gearbeitet? Welche Entscheidungen werden warum getroffen? Welche kreativen Wege haben Sie genutzt, um Herausforderungen zu meistern? Welche Weg wollen sie offenbar nicht gehen, wie weit gehen Sie an anderer Stelle an Grenzen? KI kann all das betrachten, die Zusammenhänge erkennen und damit ein tiefes Verständnis entwickeln, wie Sie im Unternehmen handeln – nicht basierend auf einer programmierten Anleitung, sondern durch das Lernen aus der Praxis Ihrer Daten.
Stellen Sie sich vor: Die KI versteht Ihre Arbeitsweise, ohne dass Sie ihr explizit erklären müssen, „wie wir das hier machen“. Sie erkennt Muster, arbeitet Vorschläge aus und hilft, die Qualität Ihrer Arbeit auch dann zu halten, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen. Und das Beste: Diese unstrukturierten Daten sind bereits da – oft in Hunderten oder Tausenden von Projekten.
Beispiele für die Kraft solcher Daten
Verlust von Expertenwissen im Unternehmen durch Rente und Weggang (Stichwort Fachkräftemangel)
25% der heutigen Mitarbeitenden verlassen in 5 Jahren den Arbeitsmarkt. Komplett. Wie soll man das abfangen? Wie soll im täglichen Geschäft das Wissen der bisherigen Experten sicher und zügig übergeben werden? Und an wen, denn es gibt zu wenige, die nachrücken könnten oder wollen?
Genau vor diesem Problem steht der Geschäftsführer eines Unternehmens, das nach den Wünschen von Bauherren und kreativen Architekten sehr spezielle Fassadenteile aus Metall erstellt.
Der Fassadenbauer und das dokumentierte Wissen Dieses Fassadenbau-Unternehmen hat ein scheinbar unlösbares Problem. Zwei Mitarbeitende, die das gesamte Spezialwissen des Betriebs trugen, standen kurz vor der Rente. Sie verbanden die Träume der Bauherren mit den Vorgaben der Architekten, navigierten durch ein Dickicht aus Bauvorschriften, Statik und Physik und fanden kreative Lösungen innerhalb der Grenzen des Maschinenparks – und das alles wirtschaftlich und termingerecht.
Der Unternehmensinhaber befürchtete einen harten Stopp, wenn dieses Wissen verlorengeht.
Wir sprachen über diese Sorge und ich brachte KI ins Spiel. Das wurde zunächst nicht als Lösung gesehen, da eine solche Maschine erst mit all dem Wissen der Mitarbeitenden gefüttert werden müsste. Was das kostet, wie lange das dauert und wer soll das tun?
Aber dieses Wissen war doch längst dokumentiert. Materiallisten, Notizen, E-Mails, Baupläne – all das lag bereits vor. Eine KI könnte diese Daten analysieren, Muster erkennen und zeigen, wie diese komplexen Herausforderungen bisher gemeistert wurden. Wofür ist denn KI sonst perfekt geeignet, wenn nicht genau dafür. Maschine-Learning!
Was wäre, wenn die KI aus dem Wissen von 250 bereits fein säuberlich für die Behörden und potentiellen Gerichte dokumentierten Projekten, das 251., neue Projekt genauso zuverlässig wie die erfahrenen Mitarbeitenden durchführt? Alles Wissen dafür, wie das Unternehmen das bisher bei den 250 erfolgreichen Projekten umgesetzt hat, welche Entscheidungen warum getroffen wurden, sind dokumentiert. Und auch die Projekte, die schlussendlich nicht umgesetzt wurden. Mit Begründungen. Auch daraus kann die KI lernen, wo das Unternehmen für sich die technischen, rechtlichen oder wirtschaftlichen Grenzen gesehen hat und damit ein Projekt abgelehnt hat. Hier könnte eine KI sogar noch Potential ausschöpfen, indem sie auf Basis des dokumentierten Wissens Vorschläge macht, wie es vielleicht zukünftig in solchen Fällen doch gehen könnte. Vorschläge, auf die der Mensch nicht kommen würde, die aber im Rahmen der bisherigen Muster tatsächlich doch umsetzbar sind.
Der Unternehmer war verblüfft. Aktuell wird dieser Weg eingeschlagen. Die Angst vor Fachkräftemangel wäre entschärft. Neue Mitarbeitende könnten schneller eingearbeitet werden, unterstützt durch eine KI, die bereits auf dem Niveau der erfahrenen Fachleute arbeitet – und sogar darüber hinaus.
Verstehen Sie mich nicht falsch und denken Sie an die Regeln der Gesetze. Eine KI-Entscheidung muss schlussendlich immer noch von einem Menschen abgesegnet werden, denn eine Maschine kann nicht haftbar gemacht werden, eine Maschine hat keine Schöpfungsrechte. Sie brauchen einen Menschen, der das alles noch soweit versteht, dass eine belastbare Entscheidung auch vor Behörden und Gerichten standhält. Ein bisschen Fachkräfte-Sorge bleibt also noch. Der Druck nimmt aber deutlich ab.
Wie geht man konkret vor? Der Dreistufen-Plan
Erstaulicherweise gehen Sie die ersten Schritte komplett ohne KI. Sie müssen erst einmal verstehen, welche Herausforderungen Sie gelöst haben wollen und wie eventuell (nahezu sicher) ihre bereits dokumentierte Unternehmens- und Handlungshistorie helfen kann. Erst später geht es dann mit KI in diese Wertschöpfung.
Die Nutzung von KI beginnt mit Hausaufgaben. Bevor die Maschine ins Spiel kommt, müssen Sie verstehen, was Sie erreichen wollen und welche Daten Ihnen dafür zur Verfügung stehen. Der nachfolgende, einfache Dreistufen-Plan bietet eine strukturierte Anleitung:
- Strategiephase: Definieren Sie Ihre Ziele. Was wollen Sie erreichen? Bessere Prozesse, mehr Umsatz, geringere Kosten? Beziehen Sie hier schon Datenschutz-Experten ein, um sicherzustellen, dass alles DSGVO-konform abläuft. Sie befinden sich aber noch in der Planungsphase. Hier können und sollten sie nicht nur die Grenzen (von denen Sie glauben, dass sie nach DSGVO existieren) ausreizen sondern mutig (gedanklich) überschreiten, um dann, nachdem sie ihr Wunschziel gefunden haben, zusammen mit einem Datenschutzexperten den Weg zu finden, über den sie diese Ziele im Rahmen der DSGVO umsetzen können. Vermeiden Sie die frühe Schere im Kopf. Erst der wilde Plan, dann die Annäherung an die Realität, dann die Anpassung, um die Ziele „trotz“ DSGVO korrekt und vollständig zu erreichen, dann erst (notfalls) Nachgeben und Kompromisse eingehen. Es geht mehr, als Sie vermuten.
- Datenanalyse: Machen Sie eine Bestandsaufnahme. Welche Daten haben Sie? Wo liegen sie? In welchem Zustand sind sie? Wie zugänglich sind sie bereits? Welche Qualität haben sie? Wie aktuell sind sie? Wo könnte sonst noch interessante Daten liegen (Emails, Protokolle, Lieferscheine, Materiallisten, technische Daten etc.). Diese Phase schafft die Grundlage, um den Datenschatz zu heben. Überlegn Sie dabei auch, was nicht auf den ersten Blick an Wissen (niedergeschrieben oder nicht) im Unternehmen ist. Dann versuchen Sie es zu dokumentieren. Auch hier nicht die frühe Schere im Kopf und nur nachsehen, was auf Festplatten liegt oder Ordnerrücken steht. Lassen Sie Ihrer Phantasie freien Lauf. Es lässt sich so viel aus „normalen“ Tagesgeschäftsdaten gewinnen.
- Pilotprojekt: Wählen Sie sich einen kleinen, klar definierten Bereich aus, um erste Erfahrungen zu sammeln, Ihr kleines Pilotprojekt. Lernen Sie, welche Fragen Ihre Daten beantworten können, und skalieren Sie von dort aus.
Suchen Sie sich ein kleines Pilotprojekt, das beherrschbar und übersichtlich ist, das sie aber begeistert, dessen Ergebnisse Sie erreicht sehen wollen, um nicht durch schnell das Interesse zu verlieren oder ständig das Alltagsgeschäft vorzuziehen. Bleiben Sie dran. Lernen Sie von diesem Piloten, lassen Sie sich inspirieren, was sich aus Ihren Daten alles ziehen und verknüpfen lässt und welche Erkenntnisse darin stecken, die man vorher nicht vermutet hätte.
Wenn Sie darüber Erfahrung gesammelt haben, wenn Sie mehr Verständnis über Ihr eigenes Wissen gewonnen haben, wenn sich Ihre Denkweise dadurch geöffnet hat, dann wird es Zeit, das zu Vergößern und zu Automatisieren. Melden Sie sich, wenn Sie soweit sind. Wir helfen Ihnen weiter.
Fazit: Ihr Datenschatz liegt im Ringordner!
Die deutsche Bürokratie mag vieles sein – langsam, umständlich, frustrierend. Aber sie hat uns ein Vermächtnis hinterlassen: revisionssichere Daten, die die Geschichte Ihres Unternehmens erzählen. Diese Daten sind ein Schatz, der nur darauf wartet, gehoben zu werden. Mit der richtigen Vorbereitung kann KI Ihnen helfen, Muster zu erkennen, Prozesse zu verbessern und selbst in Zeiten von Fachkräftemangel erfolgreich zu bleiben.
Die Maschine wird es nicht für Sie tun. Aber wenn Sie bereit sind, den ersten Schritt zu machen, können Sie von der KI profitieren – als Beschleuniger, als Inspirationsquelle, als Werkzeug. Sind Sie bereit, Ihren Schatz zu heben? Der beste Zeitpunkt dafür ist jetzt.
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